วิธีคำนวณต้นทุนต่อแผ่นของเครื่องพิมพ์ HP ก่อนตัดสินใจซื้อ พร้อมตัวอย่างคำนวณสำหรับสำนักงาน

วิธีคำนวณต้นทุนต่อแผ่นของเครื่องพิมพ์ HP ก่อนตัดสินใจซื้อ พร้อมตัวอย่างคำนวณสำหรับสำนักงาน

การเลือกซื้อเครื่องพิมพ์ HP สำหรับสำนักงาน ไม่ควรพิจารณาเฉพาะราคาของตัวเครื่องเท่านั้น เพราะค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาการใช้งานอาจสูงกว่าราคาซื้อเครื่องหลายเท่า โดยเฉพาะสำนักงานที่มีการพิมพ์เอกสารเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารฝ่ายบัญชี รายงานการประชุม ใบเสนอราคา สัญญา หรือเอกสารที่ใช้ในการดำเนินงานประจำวัน

ต้นทุนต่อแผ่นเครื่องพิมพ์ HP เครื่องพิมพ์บางรุ่นมีราคาซื้อเริ่มต้นไม่สูง แต่ใช้ตลับหมึกที่มีต้นทุนต่อแผ่นค่อนข้างมาก ขณะที่เครื่องพิมพ์บางรุ่นมีราคาสูงกว่า แต่สามารถใช้วัสดุสิ้นเปลืองที่มีจำนวนหน้าพิมพ์มากกว่าได้ ทำให้ค่าใช้จ่ายในระยะยาวแตกต่างกันตามปริมาณการใช้งานจริง อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถสรุปได้ว่าเครื่องพิมพ์ราคาสูงจะมีต้นทุนต่อแผ่นต่ำกว่าเสมอไป เพราะต้องนำข้อมูลของแต่ละรุ่นมาคำนวณเปรียบเทียบด้วยเงื่อนไขเดียวกัน

คำถามสำคัญที่ผู้ซื้อควรตอบให้ได้ก่อนตัดสินใจคือ เครื่องพิมพ์ HP หนึ่งเครื่องมีต้นทุนการพิมพ์จริงกี่บาทต่อแผ่น และหากใช้งานต่อเนื่องเป็นเวลา 3 ปี จะมีค่าใช้จ่ายรวมเท่าไร? การคำนวณข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานสามารถวางแผนงบประมาณได้ชัดเจนขึ้น และเปรียบเทียบทางเลือกระหว่างการซื้อเครื่องพิมพ์ การซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร หรือการเช่าเครื่องพิมพ์ได้อย่างเป็นระบบ

บทความนี้จาก บริษัท ทีไอเอสอาร์ จำกัด จะอธิบายวิธีคำนวณต้นทุนต่อแผ่นของเครื่องพิมพ์ HP ตั้งแต่สูตรพื้นฐานไปจนถึงต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ พร้อมตัวอย่างการคำนวณแบบเข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้ใช้งานทั่วไปและผู้จัดซื้อขององค์กรสามารถนำหลักการไปปรับใช้กับข้อมูลราคาจริงได้

ต้นทุนต่อแผ่นของเครื่องพิมพ์ HP คืออะไร?

ต้นทุนต่อแผ่น หรือ Cost Per Page (CPP) คือค่าใช้จ่ายเฉลี่ยที่เกิดขึ้นจากการพิมพ์เอกสารหนึ่งหน้า โดยสามารถคำนวณได้หลายระดับ ตั้งแต่ต้นทุนเฉพาะหมึกพิมพ์ ไปจนถึงต้นทุนรวมที่ครอบคลุมค่าเครื่องพิมพ์ กระดาษ วัสดุสิ้นเปลือง และค่าบำรุงรักษาตลอดระยะเวลาการใช้งาน

หากต้องการทราบเพียงต้นทุนหมึกเบื้องต้น สามารถนำราคาตลับหมึกหารด้วยจำนวนหน้าที่คาดว่าจะพิมพ์ได้ แต่หากต้องการใช้ข้อมูลเพื่อตัดสินใจจัดซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับบริษัท ควรพิจารณาต้นทุนรวมเพิ่มเติม เพราะราคาหมึกต่อแผ่นเพียงอย่างเดียวอาจไม่สะท้อนค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่องค์กรต้องรับผิดชอบ

ตัวอย่างเช่น เครื่องพิมพ์สองรุ่นอาจมีต้นทุนหมึกต่อหน้าใกล้เคียงกัน แต่รุ่นหนึ่งมีราคาซื้อสูงกว่า หรือมีค่าใช้จ่ายด้านวัสดุสิ้นเปลืองอื่นแตกต่างกัน หากสำนักงานมีปริมาณงานพิมพ์ไม่มาก ความแตกต่างด้านราคาซื้ออาจส่งผลต่อต้นทุนรวมมากกว่าความแตกต่างของราคาหมึกต่อหน้า

สูตรคำนวณต้นทุนหมึกต่อแผ่นของเครื่องพิมพ์ HP

สูตรพื้นฐานสำหรับคำนวณต้นทุนหมึกต่อหน้าคือ นำราคาตลับหมึกหารด้วยจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้ตามข้อมูลที่ใช้ในการเปรียบเทียบ โดยควรใช้ข้อมูลที่มาจากเงื่อนไขการทดสอบเดียวกันหรือเทียบเคียงกันได้ เพื่อให้ผลลัพธ์มีความหมายในการตัดสินใจ

ต้นทุนหมึกต่อหน้า = ราคาตลับหมึก ÷ จำนวนหน้าที่พิมพ์ได้

สมมติว่าเครื่องพิมพ์ HP รุ่นหนึ่งใช้ตลับ toner ราคา 2,400 บาท และมีจำนวนหน้าตามข้อมูลสำหรับการเปรียบเทียบ 3,000 หน้า จะสามารถคำนวณต้นทุนหมึกเบื้องต้นได้ดังนี้

2,400 ÷ 3,000 = 0.80 บาทต่อหน้า

หมายความว่า หากใช้ตัวเลขตามสมมติฐานนี้ ต้นทุนเฉพาะผงหมึกจะอยู่ที่ประมาณ 80 สตางค์ต่อหน้า โดยยังไม่รวมค่ากระดาษ ค่าเครื่อง ค่าไฟฟ้า ค่าอะไหล่ และค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา

สิ่งสำคัญคือจำนวนหน้าที่ระบุสำหรับตลับหมึกเป็นค่าที่ได้จากเงื่อนไขการทดสอบ ไม่ใช่จำนวนหน้าที่ผู้ใช้งานทุกคนจะพิมพ์ได้เท่ากันจริง เพราะปริมาณผงหมึกที่ใช้ขึ้นอยู่กับลักษณะเอกสาร ความหนาแน่นของภาพ และรูปแบบการใช้งานด้วย

Page Yield คืออะไร และทำไมต้องดูก่อนซื้อ HP Toner?

Page Yield คือจำนวนหน้าที่คาดว่าจะพิมพ์ได้จากตลับหมึกภายใต้เงื่อนไขการทดสอบที่กำหนด โดยข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถนำตลับหมึกแต่ละรุ่นมาเปรียบเทียบต้นทุนเบื้องต้นได้ อย่างไรก็ตาม Page Yield ไม่ได้หมายถึงจำนวนหน้าที่รับประกันว่าจะพิมพ์ได้เท่ากันในทุกสถานการณ์

สำหรับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ HP ผู้ซื้อควรตรวจสอบหมายเลขตลับ hp toner ที่รองรับกับเครื่องพิมพ์ รวมถึงข้อมูลจำนวนหน้าของตลับหมึกแต่ละความจุ เพราะเครื่องพิมพ์บางรุ่นอาจรองรับตลับหมึกหลายระดับความจุ ซึ่งมีราคาซื้อและต้นทุนต่อหน้าแตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น ตลับหมึกความจุมาตรฐานอาจมีราคาซื้อต่ำกว่า แต่มีจำนวนหน้าพิมพ์น้อยกว่า ขณะที่ตลับความจุสูงอาจมีราคาสูงกว่าแต่ให้ต้นทุนต่อหน้าที่ต่ำกว่าในบางกรณี ทั้งนี้ต้องตรวจสอบข้อมูลจริงของตลับหมึกที่ใช้กับเครื่องพิมพ์รุ่นนั้น ไม่ควรสรุปจากตัวอักษรบนชื่อรุ่นเพียงอย่างเดียว

ทำไมจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้จริงจึงอาจไม่เท่ากับ Page Yield?

สาเหตุสำคัญคือเอกสารแต่ละประเภทใช้หมึกไม่เท่ากัน เอกสารที่มีข้อความเพียงไม่กี่บรรทัดอาจใช้หมึกน้อยกว่าเอกสารที่มีรูปภาพ กราฟิก หรือพื้นหลังสีเต็มหน้า นอกจากนี้ การตั้งค่าคุณภาพการพิมพ์และกระบวนการทำงานของเครื่องพิมพ์อาจส่งผลต่อปริมาณวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ด้วย

ดังนั้น หากสำนักงานต้องการประเมินต้นทุนให้ใกล้เคียงกับการใช้งานจริง ควรใช้ข้อมูลการพิมพ์ย้อนหลังประกอบ เช่น จำนวนหน้าที่พิมพ์ต่อเดือน จำนวนตลับหมึกที่เปลี่ยน และประเภทเอกสารที่พิมพ์บ่อย เพื่อคำนวณค่าเฉลี่ยจากการใช้งานจริงควบคู่กับข้อมูลของผู้ผลิต

ต้นทุนต่อแผ่นกับต้นทุนต่อหน้า ต่างกันหรือไม่?

คำว่าแผ่นและหน้ามีความหมายแตกต่างกันเมื่อเครื่องพิมพ์รองรับการพิมพ์สองหน้า เพราะกระดาษหนึ่งแผ่นสามารถมีงานพิมพ์ได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง หากพิมพ์เอกสาร 100 หน้าแบบหน้าเดียว จะใช้กระดาษ 100 แผ่น แต่หากพิมพ์สองหน้าอย่างสมบูรณ์ อาจใช้กระดาษเพียง 50 แผ่น

ในการคำนวณต้นทุนหมึก ผู้ผลิตมักอ้างอิงจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้ ส่วนต้นทุนกระดาษควรคำนวณจากจำนวนแผ่นที่ใช้จริง หากนำสองหน่วยนี้มาปะปนกัน อาจทำให้ประเมินค่าใช้จ่ายผิดพลาดได้

ตัวอย่างเช่น หากต้นทุนหมึกเท่ากับ 0.80 บาทต่อหน้าที่พิมพ์ และกระดาษราคา 0.20 บาทต่อแผ่น การพิมพ์เอกสาร 100 หน้าแบบหน้าเดียวจะมีต้นทุนหมึก 80 บาท และค่ากระดาษ 20 บาท รวมเป็น 100 บาท

แต่หากพิมพ์ 100 หน้าแบบสองหน้าโดยใช้กระดาษ 50 แผ่น ต้นทุนหมึกตามสมมติฐานเดิมยังอยู่ที่ 80 บาท ขณะที่ค่ากระดาษลดเหลือ 10 บาท รวมเป็น 90 บาท ทั้งนี้เป็นการคำนวณอย่างง่ายที่ยังไม่รวมต้นทุนอื่น และไม่ได้หมายความว่าการพิมพ์สองหน้าจะลดปริมาณหมึกที่ใช้ลงครึ่งหนึ่ง

วิธีคำนวณต้นทุนกระดาษต่อแผ่น

ต้นทุนกระดาษเป็นค่าใช้จ่ายที่หลายสำนักงานมองข้าม เพราะเมื่อซื้อกระดาษเป็นรีมหรือเป็นกล่อง อาจไม่ได้คำนวณออกมาเป็นราคาต่อแผ่นอย่างชัดเจน ทั้งที่กระดาษเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่ต้องใช้ควบคู่กับเครื่องพิมพ์ทุกครั้งเมื่อมีการพิมพ์ลงบนกระดาษ

สูตรคำนวณคือ ต้นทุนกระดาษต่อแผ่น = ราคากระดาษทั้งหมด ÷ จำนวนแผ่นที่ซื้อ

สมมติว่ากระดาษ A4 หนึ่งรีมมีจำนวน 500 แผ่น และมีราคา 120 บาท จะมีต้นทุนกระดาษเท่ากับ 120 ÷ 500 หรือ 0.24 บาทต่อแผ่น

หากพิมพ์เอกสารแบบหน้าเดียว ต้นทุนกระดาษจะเท่ากับ 0.24 บาทต่อหน้าที่พิมพ์ แต่หากพิมพ์สองหน้าโดยใช้พื้นที่ทั้งสองด้านของกระดาษอย่างเหมาะสม ต้นทุนกระดาษเฉลี่ยต่อหน้าที่พิมพ์อาจลดลงเหลือประมาณ 0.12 บาท

ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างสมมติ โดยราคากระดาษจริงขึ้นอยู่กับยี่ห้อ ชนิด ความหนา ปริมาณการซื้อ และเงื่อนไขของผู้จำหน่าย นอกจากนี้ หากสำนักงานใช้กระดาษหลายขนาด เช่น A4 และ A3 ควรแยกคำนวณต้นทุนตามประเภทกระดาษ ไม่ควรนำมารวมเป็นค่าเฉลี่ยเดียวโดยไม่มีการแยกข้อมูล

สูตรคำนวณต้นทุนรวมต่อหน้าของเครื่องพิมพ์สำนักงาน

หากต้องการคำนวณต้นทุนเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจซื้อเครื่องพิมพ์ ควรพิจารณาค่าใช้จ่ายมากกว่าราคาหมึก โดยสามารถเริ่มจากการนำต้นทุนหมึก ต้นทุนกระดาษ ค่าเครื่องที่เฉลี่ยตามปริมาณงาน และค่าบำรุงรักษามารวมกัน

ต้นทุนรวมต่อหน้า = (ค่าเครื่อง + ค่าวัสดุสิ้นเปลือง + ค่ากระดาษ + ค่าบำรุงรักษา + ค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้อง) ÷ จำนวนหน้าที่พิมพ์ทั้งหมด

ต้นทุนต่อแผ่นเครื่องพิมพ์ HP สูตรนี้เหมาะสำหรับการคำนวณต้นทุนเฉลี่ยตลอดช่วงเวลาที่กำหนด เช่น 3 ปี โดยควรใช้จำนวนหน้าที่พิมพ์ทั้งหมดในช่วงเวลาเดียวกันกับค่าใช้จ่ายที่นำมาคำนวณ เพื่อป้องกันการนำข้อมูลคนละช่วงเวลามาเปรียบเทียบกัน

หากต้องการวิเคราะห์ในระดับองค์กร อาจแยกต้นทุนออกเป็นสองกลุ่ม ได้แก่ ต้นทุนคงที่ เช่น ราคาซื้อเครื่องพิมพ์ และต้นทุนผันแปร เช่น หมึกและกระดาษ ซึ่งเพิ่มขึ้นตามปริมาณงานพิมพ์ การแยกต้นทุนลักษณะนี้ช่วยให้มองเห็นว่าเมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้นหรือลดลง ค่าใช้จ่ายรวมจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร

ตัวอย่างคำนวณต้นทุนเครื่องพิมพ์ HP ระยะเวลา 3 ปี

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ลองพิจารณาสำนักงานสมมติแห่งหนึ่งที่ต้องการซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับใช้งานเอกสารขาวดำ โดยมีปริมาณงานเฉลี่ย 3,000 หน้าต่อเดือน และวางแผนใช้งานเป็นระยะเวลา 36 เดือน

ข้อมูลทั้งหมดในตัวอย่างต่อไปนี้เป็น สมมติฐานเพื่ออธิบายวิธีคำนวณ ไม่ใช่ราคาเสนอขายหรือข้อมูลทางเทคนิคของเครื่องพิมพ์ HP รุ่นใดรุ่นหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 1 คำนวณจำนวนหน้าที่พิมพ์ทั้งหมด

จำนวนหน้าที่พิมพ์ทั้งหมด = 3,000 × 36 = 108,000 หน้า

ขั้นตอนที่ 2 คำนวณค่าหมึกตลอดระยะเวลาใช้งาน

ค่าหมึก = 108,000 × 0.60 = 64,800 บาท

ขั้นตอนที่ 3 คำนวณค่ากระดาษ

ค่ากระดาษ = 108,000 × 0.20 = 21,600 บาท

ขั้นตอนที่ 4 รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ค่าใช้จ่ายรวม = 12,000 + 64,800 + 21,600 + 6,000 = 104,400 บาท

ขั้นตอนที่ 5 คำนวณต้นทุนรวมต่อหน้า

ต้นทุนรวมต่อหน้า = 104,400 ÷ 108,000 = ประมาณ 0.97 บาทต่อหน้า

จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่า แม้ต้นทุนหมึกอยู่ที่ 0.60 บาทต่อหน้า แต่เมื่อนำราคาซื้อเครื่องพิมพ์ ค่ากระดาษ และค่าบำรุงรักษามารวมด้วย ต้นทุนเฉลี่ยจะเพิ่มขึ้นเป็นประมาณ 0.97 บาทต่อหน้า โดยยังไม่ได้รวมค่าไฟฟ้า ค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการ และค่าใช้จ่ายอื่นที่อาจเกิดขึ้นจริง

ตารางสรุปต้นทุนเครื่องพิมพ์ตลอด 3 ปี

ข้อมูลสมมตินี้สะท้อนให้เห็นว่าค่าวัสดุสิ้นเปลืองอาจมีสัดส่วนสูงเมื่อเทียบกับราคาซื้อเครื่องพิมพ์ หากมีการใช้งานต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน ดังนั้นผู้จัดซื้อไม่ควรพิจารณาเฉพาะส่วนลดราคาเครื่อง แต่ควรตรวจสอบต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองที่ต้องใช้ตลอดอายุการใช้งานด้วย

เครื่องพิมพ์ราคาถูกกับเครื่องพิมพ์ราคาสูง แบบไหนคุ้มกว่ากัน?

เครื่องพิมพ์ราคาถูกไม่ได้หมายความว่าจะมีต้นทุนรวมต่ำกว่าเสมอไป เพราะต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหลังซื้อด้วย ในทางกลับกัน เครื่องพิมพ์ราคาสูงก็ไม่ได้หมายความว่าจะคุ้มค่ากว่าในทุกสถานการณ์ หากสำนักงานมีปริมาณงานพิมพ์น้อย ความสามารถและต้นทุนหมึกที่แตกต่างกันอาจไม่เพียงพอที่จะชดเชยราคาซื้อที่สูงขึ้น

ลองพิจารณาเครื่องพิมพ์สมมติสองรุ่น โดยรุ่น A มีราคาซื้อ 6,000 บาท และมีต้นทุนหมึก 1.00 บาทต่อหน้า ส่วนรุ่น B มีราคาซื้อ 15,000 บาท และมีต้นทุนหมึก 0.50 บาทต่อหน้า

หากพิจารณาเฉพาะส่วนต่างราคาซื้อและต้นทุนหมึก เครื่องพิมพ์ B จะต้องพิมพ์ประมาณ 18,000 หน้า จึงจะประหยัดค่าหมึกสะสมได้เท่ากับส่วนต่างราคาซื้อ 9,000 บาท โดยคำนวณจาก 9,000 ÷ 0.50 = 18,000 หน้า

อย่างไรก็ตาม จุดคุ้มทุนดังกล่าวเป็นเพียงการคำนวณจากข้อมูลสองรายการเท่านั้น ยังไม่ได้รวมค่าบำรุงรักษา วัสดุสิ้นเปลืองอื่น และความแตกต่างด้านคุณสมบัติของเครื่องพิมพ์ จึงควรใช้เป็นแนวทางเบื้องต้น ไม่ใช่ข้อสรุปในการตัดสินใจซื้อโดยลำพัง

ต้นทุนเครื่องพิมพ์ HP ขาวดำกับสี แตกต่างกันอย่างไร?

เครื่องพิมพ์ขาวดำและเครื่องพิมพ์สีมีโครงสร้างต้นทุนที่ต้องพิจารณาแตกต่างกัน โดยเครื่องพิมพ์เลเซอร์ขาวดำมักใช้ตลับ toner สีดำเป็นวัสดุสิ้นเปลืองหลัก ขณะที่เครื่องพิมพ์เลเซอร์สีทั่วไปมีตลับหมึกหลายสี และอาจมีวัสดุสิ้นเปลืองอื่นตามการออกแบบของเครื่อง

สำหรับงานพิมพ์สี ต้นทุนต่อหน้าอาจแตกต่างกันมากตามปริมาณพื้นที่สีบนเอกสาร เช่น เอกสารที่มีโลโก้เล็ก ๆ อาจใช้หมึกต่างจากเอกสารที่มีภาพเต็มหน้า ดังนั้นการคำนวณจากจำนวนหน้าตามข้อมูลผู้ผลิตควรใช้ด้วยความเข้าใจถึงเงื่อนไขการทดสอบ และไม่ควรนำต้นทุนเอกสารสีที่มีพื้นที่พิมพ์แตกต่างกันมาเปรียบเทียบโดยตรง

หากสำนักงานพิมพ์ทั้งสีและขาวดำ ควรแยกจำนวนงานพิมพ์ออกเป็นสองกลุ่ม แล้วคำนวณต้นทุนของแต่ละกลุ่มก่อนนำมารวมเป็นค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก เพื่อให้เห็นต้นทุนใกล้เคียงกับลักษณะการใช้งานจริงมากขึ้น

วิธีคำนวณต้นทุนเฉลี่ยเมื่อพิมพ์ทั้งสีและขาวดำ

สมมติว่าสำนักงานหนึ่งแห่งพิมพ์เอกสารทั้งหมด 5,000 หน้าต่อเดือน โดยเป็นเอกสารขาวดำ 4,000 หน้า และเอกสารสี 1,000 หน้า หากต้นทุนหมึกขาวดำเฉลี่ย 0.50 บาทต่อหน้า และต้นทุนหมึกสีเฉลี่ย 2.00 บาทต่อหน้า จะคำนวณต้นทุนหมึกรวมได้ดังนี้

ค่าหมึกขาวดำ = 4,000 × 0.50 = 2,000 บาท

ค่าหมึกสี = 1,000 × 2.00 = 2,000 บาท

ค่าหมึกรวม = 2,000 + 2,000 = 4,000 บาทต่อเดือน

ต้นทุนหมึกเฉลี่ย = 4,000 ÷ 5,000 = 0.80 บาทต่อหน้า

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่า แม้เอกสารสีมีจำนวนเพียง 20% ของงานพิมพ์ทั้งหมด แต่ตามสมมติฐานกลับมีค่าใช้จ่ายด้านหมึกเท่ากับเอกสารขาวดำ 80% ที่เหลือ ดังนั้นองค์กรที่ต้องการลดต้นทุนงานพิมพ์ควรทราบสัดส่วนงานสีและขาวดำของตนเอง ไม่ใช่ดูเพียงจำนวนหน้ารวม

การพิมพ์สองหน้าช่วยลดต้นทุนต่อแผ่นได้จริงหรือไม่?

การพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ หรือ Automatic Duplex Printing เป็นคุณสมบัติที่อาจช่วยลดจำนวนกระดาษที่ใช้ได้ โดยเฉพาะเอกสารหลายหน้าที่สามารถพิมพ์ทั้งสองด้านได้อย่างเหมาะสม เช่น รายงานภายใน เอกสารประกอบการประชุม หรือคู่มือการทำงาน

อย่างไรก็ตาม การพิมพ์สองหน้าไม่ได้ลดต้นทุนหมึกต่อหน้าลงครึ่งหนึ่ง เพราะจำนวนหน้าที่มีข้อความหรือภาพยังคงเท่าเดิม สิ่งที่ลดลงเป็นหลักคือจำนวนแผ่นกระดาษที่ใช้ หากเอกสารและข้อกำหนดการใช้งานอนุญาตให้พิมพ์สองหน้าได้

สำนักงานที่ต้องการลดต้นทุนจึงควรตรวจสอบว่า HP Printer รุ่นที่สนใจรองรับการพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติหรือไม่ และควรตั้งค่านโยบายการพิมพ์ให้เหมาะสมกับประเภทเอกสาร ไม่ใช่กำหนดให้พิมพ์สองหน้าทุกกรณี เพราะเอกสารบางประเภทอาจมีข้อกำหนดให้พิมพ์หน้าเดียว

ซื้อเครื่องพิมพ์กับเช่าเครื่องพิมพ์ คำนวณต้นทุนอย่างไร?

สำหรับองค์กรที่กำลังตัดสินใจระหว่างการซื้อเครื่องพิมพ์กับการเช่าเครื่องพิมพ์ ควรเปรียบเทียบต้นทุนภายใต้ช่วงเวลาและปริมาณงานเดียวกัน โดยไม่ควรนำราคาซื้อเครื่องไปเปรียบเทียบกับค่าเช่ารายเดือนเพียงรายการเดียว เพราะบริการเช่าอาจมีเงื่อนไขเกี่ยวกับจำนวนหน้าที่รวมในแพ็กเกจ ค่าพิมพ์ส่วนเกิน การบำรุงรักษา และบริการหลังการขายแตกต่างกัน

หากซื้อเครื่องพิมพ์ ควรรวมราคาซื้อเครื่อง ค่าหมึก ค่ากระดาษ ค่าอะไหล่ และค่าบำรุงรักษาที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ส่วนกรณีเช่าเครื่องพิมพ์ ควรรวมค่าเช่ารายเดือน ค่าพิมพ์ส่วนเกิน ค่ากระดาษ และค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่ได้รวมอยู่ในสัญญา

ตัวอย่างเปรียบเทียบซื้อกับเช่าในระยะเวลา 36 เดือน

สมมติว่าสำนักงานพิมพ์เอกสารขาวดำ 3,000 หน้าต่อเดือน และกำลังเปรียบเทียบสองทางเลือก โดยใช้ข้อมูลสมมติเพื่ออธิบายวิธีคำนวณเท่านั้น

จากสมมติฐานดังกล่าว การซื้อเครื่องพิมพ์จะมีค่าใช้จ่ายรวม 104,400 บาท ตามตัวอย่างที่คำนวณไว้ก่อนหน้า ส่วนการเช่าเครื่องพิมพ์จะมีค่าเช่า 2,000 × 36 = 72,000 บาท และค่ากระดาษ 21,600 บาท รวมเป็น 93,600 บาท

เมื่อเปรียบเทียบภายใต้สมมติฐานเดียวกัน การเช่าจะมีค่าใช้จ่ายต่ำกว่าการซื้อ 10,800 บาทตลอดระยะเวลา 3 ปี แต่ผลลัพธ์นี้ไม่ได้หมายความว่าการเช่าเครื่องพิมพ์คุ้มกว่าการซื้อในทุกกรณี เพราะราคาค่าเช่า จำนวนหน้าที่รวมในสัญญา ค่าพิมพ์ส่วนเกิน และบริการที่ได้รับจริงอาจแตกต่างจากตัวอย่างอย่างมาก

หากต้องการเปรียบเทียบอย่างเหมาะสม ควรขอใบเสนอราคาจริงจากผู้จำหน่ายหรือผู้ให้บริการ และตรวจสอบเงื่อนไขสัญญาให้ครบถ้วนก่อนตัดสินใจ โดยเฉพาะกรณีที่องค์กรมีปริมาณงานพิมพ์เปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลหรือมีงานพิมพ์สีร่วมด้วย

ต้นทุนการพิมพ์สำหรับองค์กร ควรเก็บข้อมูลอะไรบ้าง?

สำนักงานที่ต้องการควบคุมต้นทุนงานพิมพ์อย่างจริงจังควรเริ่มจากการจัดเก็บข้อมูลการใช้งานจริง เพราะการคำนวณจากข้อมูลสมมติช่วยวางแผนเบื้องต้นได้ แต่ข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงจะสะท้อนพฤติกรรมการใช้งานขององค์กรได้แม่นยำกว่า

ข้อมูลสำคัญที่ควรเก็บ ได้แก่ จำนวนหน้าพิมพ์รายเดือน จำนวนหน้าสีและขาวดำ จำนวนกระดาษที่ใช้ จำนวนตลับหมึกที่เปลี่ยน ค่าใช้จ่ายด้านวัสดุสิ้นเปลือง ค่าซ่อมบำรุง และช่วงเวลาที่เครื่องพิมพ์ไม่สามารถใช้งานได้

หากสำนักงานมีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง ควรแยกข้อมูลตามอุปกรณ์และแผนก เพื่อดูว่าเครื่องพิมพ์ใดมีปริมาณงานสูง เครื่องใดมีต้นทุนต่อหน้ามาก และมีโอกาสปรับรูปแบบการใช้งานให้เหมาะสมขึ้นหรือไม่ เช่น การจัดสรรงานพิมพ์ขาวดำไปยังเครื่องที่เหมาะกับงานประเภทนั้น หรือการกำหนดการพิมพ์สองหน้าเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารที่อนุญาต

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการคำนวณต้นทุนต่อแผ่น

ใช้ราคาตลับหมึกอย่างเดียวโดยไม่ดูจำนวนหน้า

ตลับหมึกที่มีราคาถูกกว่าไม่ได้หมายความว่าจะมีต้นทุนต่อหน้าต่ำกว่าเสมอไป เพราะต้องพิจารณาจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้ร่วมด้วย หากตลับหมึกหนึ่งมีราคาต่ำกว่าแต่มีจำนวนหน้าพิมพ์น้อยกว่าอย่างมาก ต้นทุนต่อหน้าอาจสูงกว่าอีกตัวเลือกหนึ่งได้

นำ Page Yield มาใช้เป็นจำนวนหน้าจริงโดยไม่ปรับสมมติฐาน

Page Yield เป็นข้อมูลสำหรับการเปรียบเทียบภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด หากสำนักงานพิมพ์เอกสารที่มีภาพหรือพื้นที่สีจำนวนมาก อาจใช้วัสดุสิ้นเปลืองแตกต่างจากเงื่อนไขทดสอบ จึงควรตรวจสอบข้อมูลการใช้งานจริงเมื่อมีข้อมูลเพียงพอ

ไม่รวมค่าเครื่องและค่าบำรุงรักษา

การคำนวณเฉพาะหมึกและกระดาษเหมาะสำหรับดูต้นทุนผันแปรเบื้องต้น แต่หากต้องการตัดสินใจซื้อเครื่องพิมพ์ ควรนำราคาซื้อและค่าใช้จ่ายด้านการดูแลรักษามารวมด้วย เพื่อให้เห็นต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน

สับสนระหว่างหน้าพิมพ์กับแผ่นกระดาษ

เมื่อมีการพิมพ์สองหน้า จำนวนหน้าที่พิมพ์และจำนวนแผ่นกระดาษจะไม่เท่ากัน จึงควรแยกหน่วยในการคำนวณให้ชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อเปรียบเทียบต้นทุนกระดาษหรือเงื่อนไขค่าพิมพ์ในสัญญาเช่าเครื่องพิมพ์

เปรียบเทียบราคาโดยไม่ตรวจสอบภาษีและเงื่อนไข

ใบเสนอราคาบางรายการอาจแสดงราคาก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม ขณะที่บางรายการแสดงราคารวมภาษีแล้ว หากนำมาเปรียบเทียบโดยไม่ปรับให้เป็นฐานเดียวกัน อาจทำให้ผลการคำนวณคลาดเคลื่อนได้ นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง และค่าใช้จ่ายอื่นที่อาจไม่ได้รวมในราคาเริ่มต้นด้วย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับต้นทุนต่อแผ่นเครื่องพิมพ์ HP (FAQ)

ต้นทุนต่อแผ่นเครื่องพิมพ์ HP คำนวณอย่างไร?

หากต้องการคำนวณต้นทุนหมึกเบื้องต้น ให้นำราคาตลับหมึกหารด้วยจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้ตามข้อมูลที่ใช้เปรียบเทียบ แต่หากต้องการต้นทุนรวมควรนำค่าเครื่อง ค่ากระดาษ ค่าบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายอื่นมารวมแล้วหารด้วยจำนวนหน้าที่พิมพ์ทั้งหมดในช่วงเวลาเดียวกัน

HP Toner หนึ่งตลับพิมพ์ได้กี่หน้า?

ขึ้นอยู่กับหมายเลขตลับหมึกและรุ่นเครื่องพิมพ์ โดยควรตรวจสอบข้อมูล Page Yield ของตลับ hp toner ที่รองรับกับเครื่องพิมพ์รุ่นนั้น จำนวนหน้าที่พิมพ์ได้จริงอาจแตกต่างจากค่าที่ระบุเนื่องจากรูปแบบเอกสารและเงื่อนไขการใช้งาน

ต้นทุนหมึกต่อหน้าเท่ากับต้นทุนการพิมพ์จริงหรือไม่?

ไม่เท่ากันเสมอไป เพราะต้นทุนหมึกเป็นเพียงส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่าย หากต้องการทราบต้นทุนรวมควรพิจารณาค่ากระดาษ ค่าเครื่อง ค่าบำรุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

เครื่องพิมพ์เลเซอร์มีต้นทุนต่อแผ่นต่ำกว่าอิงค์เจ็ทหรือไม่?

ไม่สามารถสรุปได้ทุกกรณี เพราะขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่อง ระบบหมึก ราคาวัสดุสิ้นเปลือง และปริมาณงานพิมพ์ เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทแบบถังหมึกบางรุ่นอาจมีต้นทุนหมึกต่อแผ่นต่ำในเงื่อนไขการใช้งานที่เหมาะสม จึงควรเปรียบเทียบจากข้อมูลจริง

การพิมพ์สองหน้าช่วยลดต้นทุนได้กี่เปอร์เซ็นต์?

การพิมพ์สองหน้าสามารถลดจำนวนกระดาษที่ใช้ได้สูงสุดประมาณครึ่งหนึ่งสำหรับเอกสารที่พิมพ์ได้ครบทั้งสองด้าน แต่ไม่ได้ลดต้นทุนหมึกหรือค่าใช้จ่ายทั้งหมดลงครึ่งหนึ่ง เพราะจำนวนหน้าที่พิมพ์ยังเท่าเดิมและมีต้นทุนประเภทอื่นร่วมด้วย

ควรคำนวณต้นทุนเครื่องพิมพ์กี่ปีจึงจะเหมาะสม?

ควรเลือกช่วงเวลาที่สอดคล้องกับแผนการใช้งานและนโยบายจัดซื้อขององค์กร เช่น 3 ปี หรือ 5 ปี แล้วใช้ช่วงเวลาเดียวกันในการเปรียบเทียบเครื่องพิมพ์แต่ละรุ่น เพื่อให้ผลลัพธ์มีความหมายและตรวจสอบได้

เช่าเครื่องพิมพ์คุ้มกว่าซื้อหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับราคาและเงื่อนไขจริงของแต่ละทางเลือก ควรเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายรวมในช่วงเวลาเดียวกัน โดยรวมค่าเช่า ค่าพิมพ์ส่วนเกิน ค่ากระดาษ ค่าบำรุงรักษา และบริการที่ได้รับ ไม่ควรตัดสินจากค่าเช่ารายเดือนเพียงอย่างเดียว

สำนักงานควรทำอย่างไรหากต้องการลดต้นทุนงานพิมพ์?

ควรเริ่มจากเก็บข้อมูลจำนวนหน้าพิมพ์จริง แยกงานสีและขาวดำ ตรวจสอบต้นทุนหมึกต่อหน้า เลือกเครื่องพิมพ์ให้เหมาะกับปริมาณงาน และพิจารณาการพิมพ์สองหน้าสำหรับเอกสารที่เหมาะสม รวมถึงตรวจสอบค่าใช้จ่ายด้านการดูแลรักษาเป็นระยะ

สรุป: ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์ HP ควรรู้ต้นทุนต่อแผ่นจริง

การคำนวณ ต้นทุนต่อแผ่นเครื่องพิมพ์ HP เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้ผู้ซื้อและองค์กรประเมินค่าใช้จ่ายได้รอบด้านมากขึ้น เพราะราคาซื้อเครื่องพิมพ์เป็นเพียงส่วนหนึ่งของต้นทุนทั้งหมด โดยยังมีค่าใช้จ่ายด้านหมึก toner กระดาษ อะไหล่ และการดูแลรักษาที่อาจเกิดขึ้นตลอดระยะเวลาการใช้งาน

หากต้องการคำนวณต้นทุนเบื้องต้น สามารถเริ่มจากราคาตลับหมึกหารด้วยจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้ แต่หากต้องการใช้ข้อมูลเพื่อตัดสินใจจัดซื้อ ควรคำนวณต้นทุนรวมตลอดช่วงเวลาที่วางแผนใช้งาน และนำปริมาณงานพิมพ์จริงของสำนักงานมาประกอบ เพื่อให้เห็นว่าทางเลือกใดเหมาะสมกับงบประมาณและลักษณะงานมากที่สุด

สำหรับองค์กรที่กำลังพิจารณา HP Printer เครื่องถ่ายเอกสาร หรือเปรียบเทียบระหว่างการซื้อเครื่องถ่ายเอกสารกับการเช่าเครื่องถ่าย ควรใช้ข้อมูลราคาและเงื่อนไขจริงของแต่ละข้อเสนอในการคำนวณ และตรวจสอบขอบเขตบริการหลังการขายให้ครบถ้วนก่อนตัดสินใจ

บริษัท ทีไอเอสอาร์ จำกัด พร้อมให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกเครื่องพิมพ์และเครื่องใช้สำนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า เพื่อช่วยให้สามารถวางแผนการจัดหาอุปกรณ์และประเมินต้นทุนงานพิมพ์ได้อย่างเป็นระบบ

ติดต่อ บริษัท ทีไอเอสอาร์ จำกัด

หากต้องการสอบถามข้อมูลเครื่องพิมพ์ HP การเลือกเครื่องพิมพ์สำนักงาน หรือแนวทางซื้อและเช่าเครื่องพิมพ์ สามารถติดต่อได้ผ่านช่องทางดังต่อไปนี้

LINE: Line ID : @tisr

โทรศัพท์: โทร : 092-278-2200

เว็บไซต์: กลับหน้าหลัก